Traitement automatique de documents par agent IA
Factures fournisseurs, bons de livraison, contrats, formulaires : un agent IA lit vos documents entrants, en extrait les informations utiles et les prépare pour vos logiciels. Ce qui est douteux remonte à votre équipe.
Gratuit, sans engagement. Réponse sous 24h.
Le document arrive, quelqu'un le retape
Une PME reçoit chaque semaine des dizaines de documents qui portent une information dont l'entreprise a besoin, mais dans un format qu'aucun logiciel ne sait lire directement. Une facture PDF arrive par mail, un bon de livraison est photographié sur le chantier, un formulaire revient scanné avec une signature manuscrite.
Alors une personne ouvre le document, lit, et recopie dans le logiciel de comptabilité, dans l'ERP ou dans un tableur. Ce travail n'est pas difficile, il est long et répétitif. Il se fait souvent en fin de journée, quand l'attention baisse.
La saisie décale
Le document est reçu un jour, saisi plusieurs jours plus tard. Entre les deux, l'information n'existe dans aucun outil.
L'erreur se découvre tard
Un montant mal recopié se remarque au rapprochement bancaire ou au litige fournisseur, rarement le jour même.
Le volume dépend d'une personne
Pendant les congés ou un pic d'activité, la pile attend. Personne d'autre ne connaît les conventions de saisie.
Du document reçu à la donnée dans vos outils
Cinq étapes, dont une qui appartient entièrement à votre équipe.
- Étape 1
Document reçu
Mail, scan, dépôt, portail
- Étape 2
Informations extraites
Lecture du contenu
- Étape 3
Données structurées
Champs normalisés
- Étape 4
Contrôle des cas ambigus
Validation humaine
- Étape 5
Intégration dans vos outils
Compta, ERP, CRM
1. Le document arrive là où il arrive déjà
Boîte mail dédiée, dépôt dans un dossier partagé, scan depuis le copieur, photo prise sur le terrain. Nous branchons l'agent sur le canal que vous utilisez aujourd'hui, sans demander à vos fournisseurs ni à vos équipes de changer leurs habitudes d'envoi.
2. L'agent lit et identifie la nature du document
Avant d'extraire quoi que ce soit, il faut savoir à quoi on a affaire : facture, avoir, bon de livraison, relance. Le type conditionne les champs recherchés et le traitement qui suivra. Un document dont la nature n'est pas reconnue n'est pas traité au hasard, il est mis de côté.
3. Les informations utiles deviennent des champs
Un montant écrit en toutes lettres, une date au format américain, une référence fournisseur qui change de préfixe selon l'émetteur : le travail consiste à ramener tout cela à des champs normalisés, cohérents avec ce que vos logiciels attendent. Les contrôles évidents sont faits au passage — un total qui ne correspond pas à la somme des lignes est un signal, pas un détail.
4. Les cas ambigus passent par votre équipe
C'est l'étape qui décide si le système est utilisable. Un document mal lu qui part directement en comptabilité coûte plus cher que la saisie qu'il devait éviter. Donc rien d'incertain ne passe tout seul.
- Champ illisible, absent ou extrait avec un niveau de confiance faible : mis en attente.
- Incohérence interne au document, ou écart avec la commande de référence : signalé.
- Fournisseur inconnu, mise en page jamais rencontrée, document hors périmètre : écarté du flux automatique.
- Au-delà des seuils que vous fixez, la validation humaine est requise même quand la lecture est nette.
Le contrôle se fait dans une interface où la personne voit le document et le champ extrait côte à côte : elle corrige ou confirme, elle ne ressaisit pas.
5. La donnée entre dans vos logiciels
Logiciel de comptabilité, ERP, CRM, base interne, tableur de suivi : l'agent écrit dans les outils que vous utilisez déjà, via leur API quand elle existe ou par le format d'import qu'ils acceptent. Le document source reste rattaché à la ligne créée, pour qu'une vérification ultérieure prenne quelques secondes.
Ce que l'agent peut prendre en charge
Le périmètre se décide document par document, en commençant par ceux dont le volume est le plus régulier.
Factures fournisseurs
Identification du fournisseur, du numéro de pièce, des montants HT et TTC, de la TVA et de l'échéance, puis rapprochement avec la commande correspondante quand elle existe.
Bons de livraison
Lecture des références et des quantités livrées, comparaison avec ce qui avait été commandé, signalement des écarts au lieu de les laisser passer en silence.
Contrats et devis signés
Repérage des dates d'effet, des durées, des conditions de renouvellement et des montants, pour alimenter un suivi d'échéances plutôt qu'un classeur de PDF.
Formulaires et comptes rendus
Reprise des champs remplis, y compris manuscrits, dans un format exploitable : une ligne de tableau ou une fiche dans votre outil métier.
Pièces jointes de mails entrants
Tri des documents reçus par mail selon leur nature, association au bon dossier client ou au bon chantier, et mise à disposition à l'endroit où votre équipe les cherche.
Ressaisie entre deux logiciels
Reprise de données présentes dans un document ou un export, pour les reporter dans un outil qui ne dispose d'aucune connexion directe avec la source.
Ce traitement s'inscrit dans une approche plus large. Voir nos agents IA et automatisations.
Quel document vous coûte le plus de saisie ?
30 minutes pour regarder vos documents réels et dire honnêtement ce qui se traite automatiquement et ce qui restera manuel.
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Un projet voisin : la lecture de plans de chantier
Nous ne publions pas de chiffre sur le traitement documentaire : les volumes, les formats et les règles de contrôle diffèrent trop d'une entreprise à l'autre pour qu'une moyenne veuille dire quelque chose chez vous.
Le projet le plus proche que nous pouvons montrer relève du même mécanisme — faire lire un document par une IA pour en tirer des données exploitables — mais sur un autre type de pièce.
Analyse de plans de chantier par IA
Sur ce projet d'analyse de plans dans le BTP, le temps de préparation d'un dossier d'estimation a été divisé par quatre. Le résultat porte sur ce cas précis, avec ses plans, son métier et ses règles de chiffrage : il ne préjuge pas de ce que donnerait la lecture de vos factures ou de vos bons de livraison.
Lire le cas clientQuestions fréquentes
- Comment savez-vous que l'agent a bien lu le document ?
- On ne le suppose pas. Chaque champ extrait porte un niveau de confiance et reste rattaché à l'endroit du document d'où il provient. En dessous du seuil que nous fixons ensemble, la pièce part en file de contrôle au lieu d'être intégrée. Un document illisible, incomplet ou d'un format inattendu suit le même chemin.
- Est-ce que cela remplace notre logiciel de comptabilité ou notre ERP ?
- Non. L'agent travaille en amont de vos logiciels : il prépare les données pour qu'elles y entrent proprement. Vos outils, vos plans comptables et vos habitudes de saisie restent en place. Nous partons toujours de l'existant.
- Qui valide avant que la donnée parte dans nos outils ?
- Votre équipe, sur tout ce qui engage : une écriture comptable, un règlement, une modification de dossier client. Nous définissons avec vous les cas qui passent seuls et ceux qui exigent un accord humain. L'agent propose, vos équipes tranchent.
- Nos documents arrivent dans des formats très différents, est-ce un problème ?
- C'est la situation habituelle : chaque fournisseur a sa mise en page, certains envoient des PDF natifs, d'autres des scans. Le travail de cadrage consiste précisément à recenser vos formats réels et à décider lesquels sont traités automatiquement et lesquels restent manuels au départ.
- Que deviennent nos documents pendant le traitement ?
- Nous cadrons l'hébergement, la durée de conservation et les accès avec vous avant de démarrer, selon la sensibilité des pièces concernées. Certains traitements peuvent rester dans votre environnement.
Regardons vos documents entrants
Apportez trois ou quatre documents représentatifs. Nous vous dirons ce qui est traitable, ce qui demandera une validation systématique, et ce qui ne vaut pas la peine d'être automatisé.
Vous préférez écrire ? Nous contacter.